担当者さまにお役立ち! 「イベント報告書」のテンプレートを無料提供
こんにちは、キッズイベント専門18年の株式会社ピコトンです。
イベント企画を総括される方は、準備〜当日の運営まで、とにかく考えることが沢山！
そして、終わった後には各所に「イベント報告書」を共有することもありますね。
でも、この「イベント報告書」をイチから作るのは何かと手間。。。
報告書に何を書けばいいか考えるのも大変ですし、初めてのイベント開催では書き方の正解も分かりません。
そこで、イベント専門18年の弊社が、これまで多くのイベント企画を実施した経験から作成した、「これを押さえればOK!」という「イベント報告書テンプレート」を提供します!
リンク先のフォームにて必要な情報を入力いただければ、すぐにExcelで編集できる「イベント報告書テンプレート」のデータをダウンロードいただけます◎
Excelのシートでは、「通常版」と、レイアウト図で報告をする「簡易版」の2種類をご用意しています。
Ａ4サイズ1枚で完結できる、担当者さまの負担を減らすお役立ちな「イベント報告書テンプレート」です、ぜひご利用ください◎
記事の最後には、担当者さまにお役立ちな「イベント運営マニュアルテンプレート」と「イベント企画書テンプレート」の無料提供のご紹介もさせていただいています。こちらもぜひご利用ください◎
※著作権に留意し、良識の範囲でご利用ください。
※テンプレートとしての販売・再配布は禁止です。
現役ディレクターが構成した「イベント報告書テンプレート」の使い方
イベント報告書テンプレートの項目
弊社が提供する「イベント報告書テンプレート」には以下の項目を記載しています。
こちらの項目を編集して入力すると、A4サイズの用紙1枚で完結する報告書が完成する便利な内容となっています◎
■イベント報告書テンプレートの項目
・名称
・実施期間
・会場
・主催/協賛
・開催の目的
・企画内容
・来場数（目標数と実際の来場者数）
・費用
・実施した企画内容
・イベントの写真
・参加者数
・参加者の声
・所感
・改善案
簡易版の報告書テンプレートも
「イベント報告書テンプレート」には、上記の報告書テンプレートに加えて「簡易版報告書テンプレート」のシートもご用意しています。
上記の報告書テンプレートの項目の中からより必要なものを抽出し、会場のレイアウト図を再現できる項目をご用意しています。（※レイアウト図を使わずに、会場全体の写真をこちらの項目に添付いただく使い方もおすすめです。）
イベント報告書で大切なことは、イベントの概要と結果が伝わることです。
こちらを意識して、ぜひ自由にアレンジをしてください。
※著作権に留意し、良識の範囲でご利用ください。
※テンプレートとしての販売・再配布は禁止です。
報告書で大切なのは「概要」と「結果」を伝えること
イベント報告書の役割として大切なのは、イベントの「概要」と「結果」を伝えることです。
はじめに、どのような内容だったのか、開催日時〜実施内容までを簡潔に記載しましょう。
次に、企画の目的をどのくらい達成できたのかを分かりやすく記載しましょう。
企画の目的は「集客」「販売」「認知拡大」「交流」など、様々ですが、目的に対しての達成率をきちんと記載することで次回のイベント企画開催の際の知見になります。
イベント企画にはクライアントや協賛が付き、実施をすることも少なくありません。
そのような方に結果を報告する際も目的の達成度は大切な情報となりますので、報告書作成では意識するようにしましょう。
報告書用の写真撮影を行いましょう
報告書では文面での情報共有だけでなく、写真での情報共有も大切です。
当日の現場に来ていない方へ企画の様子を伝えるのは写真による共有が最も分かりやすいものとなります。
また、これまでの情報を蓄積したり、アーカイブを作成する際も写真は情報量が多く大切なものとなります。
当日の運営でバタバタとしてしまい、うっかり写真を撮影し忘れてしまった、といったことが無いように事前に写真撮影の担当を決めておくのが良いでしょう。
スマホ撮影&GoogleアルバムやLINEアルバムの活用
撮影は、デジタルカメラを使えるとより良いですが、共有しやすく簡単に撮影のできるスマートフォンを活用した撮影でもOKです。
写真を沢山撮影しておくと、実施したイベントの報告・情報共有に役立つだけでなく、次回以降の企画のプレゼンや広報にも活用できるので大切な財産となります。
会社・団体のPC・サーバー・紙の資料に写真を保管できるのも有効ですが、撮影した写真は、担当者や運営スタッフが変わっても共有が続けられるように
・Googleアルバム
・LINEアルバム
などを活用して、スタッフがいつでも写真を取り出せるように管理しておくのもおすすめです◎
このような写真カットがおすすめです
企画の報告をする際の情報共有としてはこのような写真カットがおすすめです。
〈1〉会場全体が分かる写真
まずはじめに、会場全体の様子が分かる写真を遠くから撮影しておきましょう。
設営直後の人がいない状態も撮影しておくと次回以降の会場レイアウトと準備にも役立ちます。
時間帯ごとに定期的に撮影しておくと、午前中はどうだったか、夕方はどうだったか、といった情報が共有できるのでより良いです◎
〈2〉参加者の様子が分かる写真
次に、来場したお客様がイベントに参加している様子の写真を撮影しておきましょう。
※撮影前に「記録用にお写真撮らせていただいてよろしいですか？」と保護者の方に許可を取りましょう。
近すぎず遠すぎず、適切な距離で
・何をしているか
・取り組んでいる時の表情
が伝わる写真撮影がおすすめです。
〈3〉次回以降の広報を見据えた写真
主催者や参加者の許可が必須となりますが、可能であれば、次回以降開催するイベントの広報を見据えた写真撮影を行いましょう。
ポスター、チラシ、HP、SNS、様々な媒体がありますが、フリー素材を使うだけでなく実際の現場の楽しそうな写真があると、お客様は安心し参加意欲がアップします。
企画の内容が異なる場合でも「※昨年のイベントの様子」と一言添えて写真を掲載しておくだけで、「この団体はこんな楽しそうなことをやっているんだ！」と良いイメージを持っていただけます。
【注意】
広報用写真の撮影を行いたい場合は、保護者の方への事前許可が必須となります。
プライバシーの観点から撮影自体を嫌うお客様もおり、無許可の撮影はトラブルに繋がります。
「〇〇のニュースや広報用に撮影させていただいてもよろしいでしょうか？」と保護者に許可を取り、できればお子様にも「作ってる所を撮らせてもらっていいかな？」と同じように許可を求めましょう。
また、撮影した写真データは「広報利用OK」といったフォルダを作り、保管場所を分けて管理しましょう。
他にも便利なテンプレートを提供しています
弊社ピコトンでは、今回ご紹介した「イベント報告書テンプレート」の他にも、便利な
・「運営マニュアルテンプレート」
・「企画書テンプレート」
を無料提供しています！
こちらも同様にフォーム先に必要な情報を入力いただければ、すぐに使えるテンプレートがダウンロードできる形になっていますので、ぜひご利用ください◎
※著作権に留意し、良識の範囲でご利用ください。
※テンプレートとしての販売・再配布は禁止です。
親子向けイベント企画はお任せください
弊社ピコトンが提供する報告書テンプレート、いかがでしたでしょうか?
ぜひ皆様の企画にご利用ください◎
親子向け企画でお悩みの際や、開催をご検討中の方は、ぜひ弊社までご相談ください。
親子向けイベント専門17年の経験から、担当者様にぴったりのプランをご提案いたします。ご連絡お待ちしています◎
TEL：03-6271-9171
※お電話の受付時間は、土日祝日を除く10時～19時。お問合せフォームからは年中無休で詳細資料をお返しします。
